Stichting i.o. TOS Centraal vindt het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van groot belang. Jouw persoonsgegevens worden bij ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden we ons aan relevante wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hieronder leggen we uit hoe wij jouw gegevens verzamelen en gebruiken, en met welk doel wij dat doen. Wij raden je aan deze privacyverklaring goed te lezen. Deze privacyverklaring heeft betrekking op onze website en onze diensten. Met deze privacyverklaring voldoen wij aan onze informatieplicht op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 14 oktober 2021

Als je gebruik maakt van onze website en onze dienstverlening maken wij gebruik van persoonsgegevens die jij of jouw bedrijf met ons deelt. Wij zullen de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze verklaring, tenzij jij daar vooraf toestemming voor hebt gegeven.

Wij kunnen deze privacyverklaring herzien. Als er belangrijke dingen veranderen in de manier waarop wij jouw gegevens verwerken, zullen wij jou eerst informeren en waar nodig, opnieuw om toestemming vragen.

Contactgegevens

Stichting i.o. TOS Centraal is een stichting in oprichting die op korte termijn zich zal vestigen aan de [adres] in [plaats]. Tot de oprichting van de stichting valt de verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens onder de verantwoordelijkheid van de bedrijven van de drie aankomende bestuursleden, te weten [naam] ([kvk-nummer]), [naam] ([kvk-nummer]) en [naam] ([kvk-nummer]).

Voor privacy gerelateerde zaken kan je contact met ons opnemen via info@tos-centraal.nl

Betrokkenen

Wij verwerken de persoonsgegevens van websitebezoekers, klanten, samenwerkingspartners en zakelijke relaties. We krijgen de gegevens in principe rechtstreeks van jou of via de organisatie die jij vertegenwoordigd.

Wij hebben niet de intentie om persoonsgegevens te verwerken van websitebezoekers jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of voogd. We kunnen dit echter niet controleren of onze websitebezoekers ouder dan 16 zijn. Als je vermoedt dat wij persoonsgegevens van een persoon jonger dan 16 jaar verwerken zonder toestemming, stuur dan een bericht naar info@tos-centraal.nl, zodat we de informatie kunnen verwijderen als we deze niet rechtmatig verwerken.

Dienstverlening

Wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening, dan kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Betalingsgegevens
• Klantnummer
• Correspondentie, inclusief e-mails en tekstberichten
• Overige persoonsgegevens die jij en jouw organisatie actief aan ons verstrekt in het kader van onze dienstverlening door gebruikmaking van de diensten of telefonisch

 

Wij verwerken geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Wij zullen alle zakelijke gegevens net zo zorgvuldig en veilig verzamelen en gebruiken als wij dat verplicht zijn bij jouw persoonsgegevens.

 

Doelen

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Uitvoeren van de overeengekomen dienstverleningsovereenkomst (overeenkomst)
• Het informeren over wijzigingen van haar diensten en producten (overeenkomst)
• Wettelijke verplichtingen, waaronder de administratieplicht in het kader van de belastingen (wettelijke plicht)

 

Bewaartermijn

De persoonsgegevens die wij ontvangen in het kader van onze dienstverlening bewaren wij minimaal vijf jaar na einde van de overeenkomst. Gegevens die wij nodig hebben voor het voldoen aan onze administratieverplichtingen, zoals offertes, contracten en facturen,  bewaren wij minimaal zeven jaar na einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben.

Nieuwsbrief

Wanneer je je aanmeldt voor de nieuwsbrief van TOS Centraal, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres

 

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Verzenden van onze nieuwsbrief (toestemming)

 

Bewaartermijn

Wij bewaren je gegevens zolang je de nieuwsbrief wilt ontvangen, en gedurende zes maanden daarna.

Wij maken voor het versturen van onze nieuwsbrieven gebruik van software. Het afmelden voor een nieuwsbrief betekent uiteraard dat je geen nieuwsbrief meer ontvangt. Je gegevens worden echter niet automatisch door de software verwijderd. Dat doen wij handmatig.

 

Toestemming

Je kunt je altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link in de e-mail.

Vraag of verzoek

Wanneer je je telefonisch, via de e-mail, via het contactformulier op onze websites of anderszins contact met ons opneemt, dan kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Correspondentie, inclusief e-mails
• Overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt

 

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Contact opnemen of iets doen overeenkomstig het door jou ingevulde formulier (gerechtvaardigd belang)
• Afhandelen van je vraag of verzoek (gerechtvaardigd belang)

 

Gerechtvaardigd belang

Als je ons benadert met een vraag of verzoek, dan hebben we je persoonsgegevens nodig om te kunnen reageren en je vraag of verzoek af te kunnen handelen.

 

Bewaartermijn

Wij gebruiken je gegevens ter afhandeling van je vraag of verzoek. Afhankelijk van je vraag of verzoek zal deze al dan niet gearchiveerd worden. Wij bewaren ons archief tenminste 5 jaar.

Relatiebeheer

Wij verwerken, in het kader van relatiebeheer, persoonsgegevens van onze leveranciers, zakelijke contacten, samenwerkingspartners en potentiële of oud-klanten, en kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam
• Adresgegevens
• Correspondentie, inclusief e-mails
• Overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt

 

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Contactgegevens bewaren in ons CRM (gerechtvaardigd belang)
• Persoonlijk contact opnemen (gerechtvaardigd belang)

 

Gerechtvaardigd belang

Wij onderhouden contact met veel mensen. Het betreft hier onder meer leveranciers, potentiële samenwerkingspartijen of klanten en andere zakelijke relaties. Een goed relatiebeheer is van groot belang voor onze stichting. Wij bewaren daarom de contactgegevens van deze personen in ons CRM-systeem. Zo nodig kunnen wij dan persoonlijk contact met je opnemen.

 

Bewaartermijn

Als wij je contactgegevens opslaan in ons CRM-systeem bewaren wij je gegevens niet langer dan noodzakelijk in het belang van onze organisatie of totdat je ons verzoekt deze te verwijderen.

Websitebezoekers

Wij verwerken gegevens van onze websitebezoekers door middel van cookies om de volgende doelen te bereiken:

• Het verbeteren van de toegang tot en werking van haar website
• Het bieden van een goede gebruikerservaring van haar website
• Het analyseren van informatie ten behoeve van marketingdoeleinden

 

Waar wij deze doelen kunnen bereiken zonder het gebruik van persoonsgegevens of door het inzetten van enkel functionele cookies, dan is de grondslag voor het verwerken van eventuele persoonsgegevens gelegen in het gerechtvaardigd belang dat wij hebben bij een goed functionerende website. Denk hierbij aan de mogelijkheid tot reageren, de werking van spamfilters en het gebruik van caching om de website sneller te maken.

 

Waar wij onze doelen alleen kunnen bereiken door een ander gebruik van persoonsgegevens, dan verwerken wij je persoonsgegevens alleen met je toestemming. Meer informatie hierover kun je vinden in onze cookieverklaring en via de tool die wij hiervoor op onze website gebruiken.

 

Google Analytics

Gegevens die jij verstrekt, kunnen worden bewaard voor het maken van statistische analyses. Zo kunnen wij zien hoe onze bezoekers de website gebruiken en op basis daarvan onze websites en dienstverlening verbeteren. Wij maken daarvoor gebruik van Google Analytics. Wij hebben Google Analytics ingesteld op geanonimiseerde gegevens conform het standpunt van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij hebben Google geen toestemming gegeven om via ons verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

 

Social media

Op onze website staan Social media links. Door gebruik te maken van deze Social media deel je mogelijk je gegevens met het betreffende sociale medium en worden er mogelijk cookies door deze partij geplaatst in je browser. Als je wilt weten wat deze derde partijen met jouw gegevens doen, dan is het raadzaam hun privacy beleid door te nemen. Deze is meestal te vinden op hun eigen website.

 

Youtube

Op onze website staan YouTube filmpjes. Wanneer je deze filmpjes afspeelt kan het zijn dat YouTube persoonsgegevens van jou registreert. Wij hebben hier geen invloed op. Lees voor meer informatie het privacy beleid van YouTube.

 

Bewaartermijn

Over het algemeen worden cookies bewaard voor de duur van de (browser)sessie. De gegevens die je verstrekt aan derde partijen worden bewaard overeenkomstig hun privacy beleid. Wij hebben daar geen invloed op.

 

Toestemming

Je kunt je afmelden voor cookies via de cookie tool die wij op onze website gebruiken. Ook kun je je internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat of alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen, al dan niet automatisch.

 

Consequenties / verplichting

Je bent niet verplicht tot het accepteren van de cookies. Het is echter wel mogelijk dat je hierdoor een minder goede gebruikerservaring heeft van onze website en niet van alle functionaliteiten gebruik kunt maken.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij doen niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering die nadelige gevolgen kunnen hebben voor jou als persoon. Het gaat hier om besluiten door een computer of geautomatiseerde systemen worden genomen zonder dat een mens daarbij betrokken is.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage in jouw gegevens, aanpassing als je gegevens onjuist zijn, verwijdering van je gegevens, bezwaar tegen een bepaalde gegevensverwerking, beperking van een gegevensverwerking en overdraagbaarheid van je gegevens. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang heb je het recht hier bezwaar tegen te maken. Dit kan je doen door contact met ons op te nemen via info@tos-centraal.nl. Er wordt dan nogmaals gekeken naar jouw belang in relatie tot ons belang.

 

Indien je gebruik wilt maken van een van deze rechten, dan kan je je verzoek naar ons mailen via info@tos-centraal.nl. Mogelijk moeten we jouw identiteit verifiëren om aan je verzoek te voldoen. Maak in dat geval op de kopie van je identiteitsbewijs je pasfoto, machine readable zone en BSN onleesbaar. Je kunt hiervoor de Kopie ID app gebruiken van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. We zullen altijd tijdig reageren. Mocht je niet tevreden zijn met de afhandeling van jouw verzoek, dan kan je je klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Delen met anderen

We zullen jouw gegevens niet delen met anderen zonder jouw toestemming, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die jij, of jouw organisatie, met ons heeft afgesloten of tenzij dit een wettelijke verplichting is. Wij verkopen jouw gegevens niet aan andere partijen.

 

Wij maken gebruik van meerdere verwerkers. Wij hebben met al onze verwerkers een verwerkersovereenkomst afgesloten. Indien wij gegevens delen met een andere partij dan een verwerker, sluiten wij waar nodig, een overeenkomst met betrekking tot het delen van gegevens.

Op dit moment kunnen wij jouw gegevens delen met partijen voor boekhouding, boekhoudsoftware, e-mailmarketingprogramma, online werkomgeving inclusief e-mail en websitehosting.

Doorgifte van persoonsgegevens

Het uitgangspunt van de Conversie Club is om zoveel mogelijk samen te werken met partijen die je gegevens opslaan binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dat zal echter niet altijd mogelijk zijn. Wanneer de Conversie Club je gegevens buiten de EER verwerkt, dan neemt zij de juiste maatregelen om er zeker van te zijn dat je persoonsgegevens goed beveiligd zijn conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming van haar vereist. In dat geval werkt de Conversie Club samen met partijen in door de Europese Commissie erkende landen met een passend beschermingsniveau. Als een partij hier niet aan voldoet, dan zal zij de standaardcontractbepalingen implementeren.

Beveiliging

We zorgen ervoor dat jouw persoonsgegevens tegen verlies of tegen onrechtmatige verwerking worden beveiligd. Wij hebben onder andere de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:

 

• Gebruik van sterke wachtwoorden
• Gebruik van een beveiligde omgeving voor opslag van de data
• Gebruik van verwerkers met een adequaat beveiligingsniveau gezien de aard van de gegevens
• Op onze website maken we gebruik van een beveiligingscertificaat, te herkennen aan het slotje in de adresbalk
• Regelmatig installeren van updates op website, computers en dergelijke